> Syntax independent - M & P > BBR > D.09
Syntax Independent Components
Dictionary
Models
Code lists

Implementation Related Components
Filters
Doc. Filter
MPB Filter
MCIs
Start
Previous
BBR - D.09 - Overstappen naar het papierloos kantoor / Passer à la gestion sans papier / Switching to the paperless office
Next
De overstap naar het papierloos beheer makkelijker maken zonder wanorde noch bijkomende complexiteit. Vous faciliter le passage à une gestion sans papier sans désorganiser ou complexifier la gestion. .
Een methodische wijziging
Als U zou kunnen beginnen met een blanco portefeuille, dan zou het veel eenvoudiger zijn.
Dat is zelden het geval, en het is aangeraden te beginnen op een door iedereen in het kantoor gekende datum. Nieuwe klanten gaan dan direct in digitaal beheer, terwijl dit voor de bestaande gebeurt volgens uw keuze. Ofwel allemaal, ofwel geen enkele, ofwel geval per geval. 		Les méthodes de modification
Si vous pouviez partir d’un portefeuille de départ, ce serait nettement plus simple.
Comme c’est rarement le cas, il est conseillé de commencer à une date fixe connue de tous dans le bureau. Les nouveaux clients passent d’office en gestion digitale, les anciens selon votre choix. Soit tous, soit aucun, soit encore à la carte. 		.
Hoe tewerk gaan?
Maak uw folderstructuur aan in PLW (PaperLess Workflow). Dit is zeer belangrijk.
Scan op een gestructureerde manier, op basis van de inhoud van de fiche die de types documenten klasseert (hier beschikbaar…)

Zorg steeds voor een goed zicht op wat wel en op wat niet gescand is.
Wijzig niets aan uw nummering of klassement.

Voeg enkel twee of meer letters toe aan uw klassement-referte:
  • Klassement 1003 = fysiek dossier
  • Klassement 1003SC = ingeSCand of virtueel dossier
  • Werk per nummer: vervang het nummer door nummerSC

Opzoekingen met wildcard (optie *) zal de beide types weergeven.

Bijkomend gezien is het mogelijk dat de nummering op termijn overbodig zal worden omdat U simpelweg geen klassement meer zal hebben.
U kan eventueel het nodige toevoegen op de fiche van de verzekeringnemer.

Met de wet Twin Peaks II moeten handelingen in de dossiers worden genoteerd.

Bij een bezoek en het maken van aantekeningen (bijvoorbeeld) of het ontvangen van een brief (al dan niet elektronisch) is het essentieel om de handelingen in de juiste volgorde te zetten om de chronologie te behouden.

  • Scan van het document (als er aantekeningen worden gemaakt)
  • Integratie van het gescande document met de creatie van de activiteit met tijdstempel (ongeacht de software)
  • Verwerken van verschillende contracten/schaden op basis van het geregistreerde document/e-mail.
  • Opvolgingbeheer: Dit is in alle gevallen belangrijk, het wordt een beetje vergeten, maar het is nog essentiëler in het geval van contracten Leven/Beleggingen.
 Comment procéder ?
Veillez à bien créer votre arborescence en PLW (PaperLess Workflow). C’est primordial.
Scannez de manière structurée selon le contenu de la fiche Feprabel classant les types de documents (disponible ici …).

Ayez toujours une vue sur ce qui est scanné ou pas.
Il est conseillé de ne rien changer à votre numérotation ou classement.

Ajoutez simplement deux lettres au choix ou plus à votre référence de classement :
  • Classement 1003 dossier physique
  • Classement 1003SC dossier scanné ou virtuel
  • Travaillez par numéro de dossier : remplacez le numéro de classement par SC

La recherche vous donnera directement les dossiers virtuels ou pas. (via l’option *)

En outre, cette numérotation risque de devenir obsolète à terme puisque…vous n’aurez plus de classement.
Vous pouvez éventuellement prévoir un complément sur la fiche preneur.

Avec le loi Twin Peaks II, les interventions dans les dossiers doivent être notées.

Lors d’une visite avec prise de notes (par exemple) ou de la réception d’un courrier (électronique ou non) il est indispensable de bien séquencer les opérations pour garder la chronologie.

  • Scan du document (en cas de prises de notes)
  • Intégration du document scanné avec création de l’activité horodatée (quel que soit le logiciel)
  • Traitement des différents contrats/sinistres sur base du document/mail enregistré.
  • Gestion des suivis C’est important dans tous les cas, c’est un peu oublié, mais c’est encore plus indispensable en cas de contrats Vie/Placements.
 .
     
(Bron: Feprabel - Vertaling: Telebib2) (Source : Feprabel - Version 21/09/2014)