Fiche pratique - Comment organiser le quittancement des contrats à décompte

• Avance lors de la nouvelle affaire.
  A l'émission de la nouvelle affaire (message M0103) est immédiatement joint l'émission de l'avis de comptant (message M0304) étant la première avance de prime demandée, cet ensemble est ce que nous appelons généralement le "bloc retour".
  Le "type de quittance" est "comptant" (ATT+B001 = 2).
  La "période" est "avance sur décompte" (PER+005).
  
• Avance lors du terme.
  Le "type de quittance" est "terme" (ATT+B001 = 1).
  La "période" est "avance sur décompte" (PER+005).
  
• Une modification au contrat peut impacter le régime des avances.
  A l'émission de la modification (message M0104) est joint l'émission de l'avis de comptant (message M0304) (ATT+B001 = 2) ou de l'avis de remboursement (ATT+B001 = 3).
  Une telle modification en cours du contrat engendre un "prorata moins" (PER+001) et un "prorata plus" (PER+002).
  Le "prorata plus" moins le "prorata moins" étant positif donne un "avis de comptant" / étant négatif donne un "avis de remboursement".
  Tel avis de comptant est effectivement à encaisser directement.
  Tel avis de remboursement est effectivement à rembourser directement.
  
• Décompte de la période écoulée.
  Le "type de quittance" est soit
  • "décompte à payer" (ATT+B001 = 7);
  • "décompte à rembourser" (ATT+B001 = 8).
  Le point suivant explique comment y arriver.

L'avis de comptant (message M0304) en résultant est "à payer" ou "à rembourser".
(Attendez la lecture du point 4 pour savoir comment le transmettre.)
Le "type de quittance" est un "décompte à payer" (ATT+B001 = 7) ou un "décompte à rembourser" (ATT+B001 = 8).
Tel avis documente et contient :

• Premièrement la "période assurée" (PER+003) : période et montant de date A jusque date B inclue. Soit la période couverte par le décompte.
• La ou les avances perçues sont "portée en compte" (PER+006) : le ou les montants déjà encaissés sous forme d'avance justement.
  • Idéalement un PER+006 par PER+005 encaissé, et par PER+002 (prorata plus), et par PER+001 (prorata moins) ce dernier PER+006 avec les montants en négatif.
  • Tel avis peut devenir assez complexe, et (moins idéalement) on peut opter pour une communication de moins de PER+006, à la limite cumulant l'ensemble des avances perçues dans une seule PER+006.
  Ce message/document M0304 est ainsi la forme data du décompte effectué.

Il est fortement conseillé de joindre la version textuelle (PDF) sous forme d'annexe au message M0304. Le message M9730 permet de véhiculer le PDF ou le URL pointant vers tel PDF.
C'est le DOC+096 "Avis d'échéance" qu'est la version papier/PDF (adressant le preneur d'assurance) du PRENOT M0304.
Le DOC+081 "Note de calcul" est la version papier/PDF (adressant le preneur d'assurance) du document détaillant le décompte effectué, dans les cas où ces détails ne sont pas repris sur le DOC+096 même.
Le DOC+083 "Bordereau de quittance" est le document papier/PDF adressant la comptabilité de l'intermédiaire.
Notez que ce type d'information intéresse le courtier dans tous les cas, n'importe que l'affaire soit en encaissement courtier ou encaissement assureur, et ce moyennant un M0304 le plus complet possible et permettant une automatisation/intégration maximale (ce DOC+083 n'est alors et en principe plus nécessaire).

Un avenant de modification du contrat (message M0104) permet la mise à jour du contrat.
Tel contrat est la base du quittancement terme, et donc aussi du quittancement des avances périodiques dans les contrats à décompte.

Imaginons une nouvelle affaire et les mouvements en résultats...

Le décompte visualise ainsi parfaitement les diverses transactions pécuniaires.

Dans les cas où le décompte est à communiquer à lui tout seul, et pour faciliter la réception et le traitement quand-même assez spécifique de telle opération, le "header" - ou identifiant spécifique "M0308" - permet de l'isoler des M0304 plus "classiques" "termes" et/ou "comptants".
C'est la seule raison d'être de ce M0308.